""
0.3 Kaasamise ja kommunikatsiooni korraldus
Kaasamisest on juttu pea iga avaliku protsessi juures – arengukava koostamine, planeeringu koostamine ja menetlemine, uue teenuse väljaarendamine ja testimine, jne.
Kaasamise vajalikkusest tunduvad olevat aru saanud nii kaasajad kui ka kaasatavad.
Samas vajavad kaasamine ja osalus (ühe mündi kaks poolt) igakordset läbimõtlemist, et need toetaks arengu kavandamise protsessi, mitte ei muutuks eesmärgiks omaette või vajaduseks "saada linnuke kirja".
Riigiülese kaasamise hea tava on kirja pannud Riigikantselei.
Kohalikul tasandil on kaasamise hea tava sõnastanud näiteks Häädemeeste vallavalitsus, Rae vallavalitsus ja Tõrva vallavalitsus.
Asjakohaseks kaasamiseks on esmalt tarvis läbi mõtestada protsessi ulatus. Kaasamise olemus ja meetodid sõltuvad olulisel määral sellest, mis täpsemalt on kavas.
Põhjaliku, nn puhtalt lehelt loodava uue arengukava, sektorarengukava vms arengudokumendi koostamise kaasamisplaan peab olema märksa põhjalikum ja läbimõeldum kui olemasoleva strateegia nn peenhäälestamise oma. Nende kahe äärmuse vahele jääb veel rohkesti erinevaid võimalusi.
Samuti on oluline teadvustada, mis on kaasamise eesmärk – kas anda lihtsalt teada, et mingi otsus kavatsetakse langetada, või saada algupärast sisendit võimalikult paljudelt.
Üldjoontes võib kaasamise liigitada neljaks astmeks: teavitamine, konsulteerimine, koostöö/osalus ja võimestamine.
Joonis 2: Kaasamise astmed
Teavitamine ei olegi olemuslikult veel kaasamine. Tegemist on sihtgrupi informeerimisega kavandatavast ja see ei eelda nende aktiivset tagasisidet. Samas võib mõnel puhul teavitamisest piisata. Näiteks kergtee remonti mineku puhul on täiesti piisav, kui vallavalitsus teavitab oma kodanikke kodulehe, sotsiaalmeedia (some) ja valla ajalehe vahendusel, et tee läheb remonti, tuues välja olulised detailid (piirangud, ajalise kestuse jms).
Konsulteerimine on võrreldes teavitamisega kahepoolne protsess – sihtgruppidelt eeldatakse mingisugust tagasisidet. Seda aga küsitakse reeglina juba mõne enam-vähem valmis lahenduse või idee kohta. Näitena võib tuua arengukava avalikku väljapaneku (küsitakse tagasisidet), aga ka ideekorje, probleemkohtade kaardistamise jms. Ühepoolseks teeb ideekorje asjaolu, et puudub tagasiside, mis saab/sai edasi kogutud ideedest.
Koostöö mõistet kasutatakse sageli ja heldelt. Tihti kasutatakse seda ükskõik millise kontakti puhul sihtgrupiga. Tegelikkuses hõlmab koostöö kahepoolset pingutust ja koosloomet, milles mõlema poole – kaasaja ja kaasatava – seisukohad on võrdselt olulised. See aga tähendab, et ka sihtgrupp peab olema valmis võtma protsessis osalemise ja lõpptulemuse kujunemise, sh kompromisside sõlmimise eest vastutust. Viimane eeldab tõenäoliselt sihtgrupi vastavate teadmiste ja oskuste arendamist ning kokkuleppeid protsessi algul. Mõtestatud koostööd ei ole võimalik eeldada, kui ühel osapoolel puudub vajalik pädevus. Kaasajal on reeglina olemas vajalikud sisuteadmised.
Näiteks võib koostööks pidada olukordi, kus omavalitsuse arengueesmärgid töötatakse välja omavalitsuse esindajate ja sihtgrupi (kodanikud, ettevõtjad, katusorganisatsioonid jt) ühiste arutelude tulemusena.
Võimestamine on protsess, kus kaasatavatele antakse võim sõnastada ise probleem ja/või pakkuda probleemile lahendus, millega kaasneb kaasaja lubadus see ka ellu viia, kui pakutud lahendus on ellu viidav. Teisisõnu, kaasaja ülesanne on aidata kokku leppida mängureeglites ning toetada kaasatavaid teabega jms. Näitena võib tuua omavalitsuste kaasavate eelarvete projektid – reeglid on paigas; elanikud, kodanikuühendused jt saavad iseseisvalt lahendusi pakkuda. Tõsi, elluviimise puhul on põhivastutus omavalitsusel, kuid ka lahenduste väljapakkujad on protsessis osalised – eelnevalt peab olema kindlaks tehtud, kas lahendus üldse on teostatav.
| Teavitamine | Konsulteerimine | Koostöö/osalus | Võimestamine |
|---|---|---|---|
|
|
|
|
Koostöö ja võimestamise puhul on loomulik, et kaasatavatele antakse tagasisidet selle kohta, mis sai nende ettepanekutest. Hea tava on anda tagasisidet ka konsulteerimise puhul, mida kaldutakse mõnikord unustama.
Veel on kaasamise puhul väga oluline määratleda sihtgrupid – keda üldse ja millisel astmel on tarvis kaasata. Mõne sihtgrupi puhul võib vajalik olla tihe koostöö ja arvamuste arvestamine, teisel juhul piisab üksnes teavitamisest.
Sihtgruppide määratlemiseks sobib hästi võimu ja huvide maatriks.
Maatriksi abil on võimalik operatiivselt tuvastada, kes peaksid olema protsessi kaasatud, milline võiks olla nende huvitatuse aste ja kui suur on ühe või teise grupi (või ka indiviidi) võim protsessi või tulemust mõjutada. Soovitav on enne kaasamisplaani koostamist teha selgeks peamised sihtgrupid ja nende seotuse aste.
Kaasamise protsessi disain hõlmab ka infokanalite läbimõtestamist – mida ja millal kasutada. Tänapäeval valitseb võimaluste paljusus ja võib juhtuda, et kõiki kanaleid ei olegi tarvis kasutada. Muu hulgas tuleb ka arvestada sihtgrupi omapäraga – kui on vaja kaasata eakamat elanikkonda, ei ole tõenäoliselt ülimoodsast digilahendusest suuremat kasu.
Võimalikud kaasamiskanalid
- Organisatsiooni (omavalitsus, arenduskeskus jms) koduleht
- Organisatsiooni somekanal(id)
- Organisatsiooni ajaleht
- Maakonna ajaleht, üleriigiline ajaleht
- Partnerite kanalid
- Regulaarne infokiri (NB! Vajalik on sel juhul läbi mõelda kontaktibaasi saamine)
- Plakatid, kuulutused avalikus ruumis
- Pressiteade
- Telesaade, klipid – vahvaks näiteks on Tartu linna arengukava seminaridele kutsuvad videod:
Konverentsid, seminarid, töötoad jms ei ole kanalid, vaid konkreetsed kaasamismeetodid, kuigi ka seal on võimalik teavet levitada. Nende puhul vajab mõtestamist see, millist rolli üks või teine täidab, lähtudes kogu arengu kavandamise protsessi eesmärgist ja ulatusest.
Näide: kaasamistegevused omavalitsuse haridusvaldkonna arengukava koostamise protsessis.
- Juhtgrupi arutelud kogu protsessi vältel.
- Asutuste külastamine ja lühiintervjuud juhtidega.
- Avatud veebipõhine küsitlus (hetkeolukord, väärtused, tulevikupilt, tegevused).
- Strateegiaseminar/kaasamisseminar nr 1: hetkeolukord, visioon ja eesmärgid, tegevused.
- Fookusgrupi intervjuud: spetsiifiliste teemade katmine.
- Strateegiaseminar/kaasamisseminar nr 2: tagasiside strateegia raamistikule ja tegevuskavale.
- Arengukava menetlus: avalik väljapanek, arutelud.
Otstarbekas on paralleelselt arengu kavandamisega koostada kaasamiskava, mille põhjalikkus sõltub taas kord kogu protsessi eesmärgist ja ulatusest.
Põhjalikke kaasamiskavu koostatakse reeglina pikaajalistele keerukatele protsessidele, näiteks Eesti-Läti 4. elektriühenduse kaasamiskava.
Samas on ka lihtsamate protsesside puhul mõistlik läbi mõelda, kuidas kaasamine võiks toimuda.
Sõltuvalt protsessi keerukusest ja võimalikest konfliktidest (näiteks vastukäivad huvid arendaja ja kohaliku kogukonna vahel) võib kaaluda kommunikatsioonikonsultandi palkamist. Näiteks on see praeguseks üsna levinud tava eriplaneeringute puhul. Konsultant aitab sellistel puhkudel kokku panna infokirjad, pressiteated, arvamusartiklid; annab nõu, millal ja millise sõnumiga informeerida, jpm. Kindlasti on enne konsultandi palkamist tarvis selgeks teha tööde hinnanguline maht, kuna tegu on pigem kuluka teenusega.
Viimati uuendatud 30.12.2025
